Veranstaltungsplanung im Verein

Die ersten Schritte:

• Vor der eigentlichen Veranstaltungsplanung festlegen, wer bei der Organisation unterstützen kann 
  •     Team zusammenstellen
  •     Verantwortlichkeiten klären
  •     Mögliche Kooperationen prüfen

• Veranstaltungsplanung eignet sich gut, um
  •     neue Engagierte einzubinden
  •     eine Kurzzeit-Engagement zu ermöglichen

Grundlegende Fragen klären:

• Was ist das Ziel der Veranstaltung?
• Wer ist die Zielgruppe?
• Welches Format passt?
• Wie groß soll die Veranstaltung sein?
• Gibt es ein Motto oder einen roten Faden?
• Welche Partner und Sponsoren sollen eingebunden werden?
• Wie soll der Ablauf aussehen?
• Wird Eintritt erhoben?

Prüfen, was finanziell möglich ist:

• Verfügbares Budget festlegen
• Finanzplan erstellen (zumindest die Kosten schätzen)
• Einnahmequellen prüfen
• Angebot und Kosten vergleichen

Kommunikationskanäle auswählen:

• Lokal: Plakate, Flyer, Gemeindeblatt, lokale Zeitungen, Vereinsnewsletter
• Online: Webiste, Social-Media-Kanäle, Veranstaltungsportale
• Pressearbeit: Pressemitteilungen an Lokalredaktionen, Rundfunk oder regionale Blogs versenden
• Netzwerke: Partnervereine, Sponsoren, sonstige Multiplikatoren einbinden

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Bild– und Urheberrechte beachten
• Ggf. Markenrechte für Namen und Logos etc.
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Videos, Videoaufnahmen, Gewinnspielen

Unterstützungsangebote des Landkreises für die Öffentlichkeitsarbeit

Auf der Internetseite der Ehrenamtsförderung stehen Dokumente zum Download bereit:

• Leitfaden „Pressearbeit für Vereine“: allgemeine Infos rund um Pressearbeit
• Leitfaden „Bildrechte“: allgemeine Infos zu Bildrechten und fotografischer Dokumentation
• Musterbeispiel einer Pressemitteilung: Aufbau und Erläuterungen zu Form und Inhalt

Abrufbar unter 

Empfehlungen:

• Ganztägige Ansprechpersonen bestimmen, die während der gesamten Veranstaltung erreichbar sind, z.B. für:
  • Einsatzkräfte (Polizei, Feuerwehr, Rettung)
  • Pressevertreter
  • Besuchende
• Ansprechpersonen sollten gut erkennbar sein: Weste, Namensschilder, Ausweise
• Vertreterinnen und Vertreter festlegen + alle Helfenden darüber informieren
• Kontaktdaten der Ansprechpersonen können bei Behörden hinterlegt werden (Bspw. im Falle von Ruhestörung ist so telefonischer Erstkontakt möglich)

• Rechtzeitige Dienstplanung
  • Kontinuierliche Pflege eines Helfenden-Pools
  • Kurze Schichten einteilen (erhöht Bereitschaft)
  • Ggf. zeitvariable Schichten (manche helfen eine Stunde, andere auch länger)
  • Springer einplanen (Menschen, die kurzfristig einspringen können)
  • Erfahrene Helfende stehen unerfahrenen zur Seite
• Bei größeren Veranstaltungen weitere Vereine und Ortsbeirat um Mithilfe bitten

So funktioniert die GEMA-Befreiung in Hessen

Land Hessen stellt 650.000 Euro in 2025 zur Verfügung:

• Vereine registrieren sich einmalig auf dem GEMA-Onlineportal: www.gema.de
• Anschließend können dort Veranstaltungen angemeldet werden 
• Verein erhält Mitteilung, dass Kosten vom Land Hessen übernommen werden
• Verbände haben eigene Pauschalverträge mit der GEMA (z.B. Landessportbund Hessen, hessische Chor- oder Musikverbände) 

Weitere Infos:

Veranstalter sind verprflichtet, Jugendliche vor Gefahren zu schützen

Es gelten die Regeln des Jugendschutzes, zum Beispiel:

• Jugendliche unter 16 Jahren: keine Zutritt zu Tanzveranstaltung / Discoabend – außer mit erziehungsberechtigter oder erziehungsbeauftragter Person (sog. „Muttizettel“)
• Bier, Wein, Sekt: ab 16 Jahren
• Tabakwaren: ab 18 Jahren

Prüfen, was versichert ist oder zusätzlich versichert werden muss.

• Grundsätzlich sollten alle Vereine eine Haftpflichtversicherung haben
• Vorsicht: Veranstaltungen sind nicht automatisch über die reguläre Haftpflichtversicherung abgedeckt
• Für Veranstaltungen muss eine separate Veranstalterhaftpflichtversicherung abgeschlossen werden
  • Entweder für jede Veranstaltung einzeln oder
  • pauschal für alle Veranstaltungen pro Jahr (wenn man viele Veranstaltungen durchführt)

Weitere Infos zum Versicherungsschutz für Vereine und Engagierte:

INFEKTIONSSCHUTZGEETZ § 43

regelt, wer an Hygienebelehrungen durch das Gesundheitsamt teilnehmen muss: 

• Küchenpersonal, Verkaufspersonal, aber auch Hilfspersonal
• Grundsätzlich jede Person, die mit Lebensmitteln hantiert

Praktische Handhabung im Verein: Was empfiehlt das Gesundheitsamt?

• Nicht jede Person braucht eine Hygienebelehrung durch das Amt, aber jede Person sollte über die „Hygieneregeln in der Gemeinschaftsgastronomie“ unterwiesen sein
• Empfehlung für die Umsetzung im Verein
• Einzelne Vereinsmitglieder vom Gesundheitsamt belehren lassen, die dann im „Schichtbetrieb“ auf die Einhaltung achte (Multiplikatoren)
• Unterweisung aller Helfenden durchführen und dokumentieren + Hygieneregeln aushängen
• Bei Unsicherheiten vom Gesundheitsamt beraten lassen

Zu den Regeln:

Hygienebelehrung: Infos zum Verfahren

• Belehrung erfolgt nach Anmeldung online, Gruppenbelehrungen sind möglich
• Gültigkeit: zwei Jahre
• Kosten pro Person: 29 Euro; für Ehrenamtliche ist eine Ermäßigung möglich: 20 Euro (Gutscheincode kann beim Gesundheitsamt angefordert werden)

Alle Infos des Gesundheitsamtes:

Die hessische Versammlungsstättenrichtlinie (H-VStättR)

• Greift bei Veranstaltungen ab 200 Teilnehmenden
• Regelt unter anderem:
  • Bauvorschriften für die Errichtung von Bühnen und technischen Anlagen
  • Sicherheitsbestimmungen wie Rettungswege
  • Sicherheitskonzepte, Regelungen zu Sanitäreinrichtungen, Bestuhlungsplan

Einzelne Aspekte daraus können jedoch auch bei Veranstaltungen unter 200 Personen notwendig sein, bspw. wenn es um die Sicherheit geht.